Відповідає за координацію поїздки за визначеною програмою. Виконує функції зв’язку з туристичною агенцією та бронюванням.
Основні обов'язки:
- Координує та керує всіма подіями, пов’язаними з подорожами для відповідних співробітників, включаючи авіаперельоти, розміщення в готелях, приміщення для проведення заходів/зустрічей і наземний транспорт.
- Організація проїзду та розміщення для учасників, а також генерація дозволів на поїздку для попереднього затвердження до здійснення бронювання.
- Використання існуючої політики/процесів/процедур подорожей, розроблених і розроблених спеціально для задоволення потреб відповідних зацікавлених сторін.
- Забезпечення цілодобового доступу до учасників під час подорожі.
- Управління можливостями дня проведення заходів.
- Готує та прогнозує щотижневі плани поїздок для перегляду та затвердження менеджером.
- Подає заявки на поїздки, організовує переліт, розміщення в готелі та транспорт.
- Переконайтеся, що квитки, маршрути та документація правильні та своєчасно доставлені працівникам.
- Координує базу даних прибуття та відправлення для цілей планування та відстеження.
- Наявність системи моніторингу та оцінки, що включає автоматичні опитування до, під час і після події/подорожі для отримання відгуків учасників.
- Бюджетне забезпечення та розробка вимог за погодженням з INL Київ
- Виконує інші посадові обов'язки за дорученням.
Кваліфікація:
- Повинен вільно володіти англійською, українською та російською мовами.
- Виявляє відмінне судження зі здатністю керувати дуже чутливою та конфіденційною інформацією.
- Сильні аналітичні навички та навички вирішення проблем.
- Відмінні навички письмового та усного спілкування.
- Повинен мати чудову увагу до деталей.
- Здатність виконувати багато завдань у швидкоплинному середовищі.
- Володіння використовуваними програмами, включаючи Microsoft Office Suite.
- Здатність розставляти пріоритети, вести та керувати кількома проектами та завданнями до успішного завершення.
- Розуміння та досвід роботи з політикою та процедурами управління Державного департаменту, федеральними правилами подорожей, державним обліком і звітністю, укладанням контрактів і закупівлями.
- Здатність діяти значною мірою за власною ініціативою.
- Сильний командний гравець, який готовий брати участь у вирішенні криз, щойно вони виникають.
- Здатність працювати з широким колом учасників, включаючи політиків, представників інших урядів, бізнесу та неурядової спільноти.
Зв’яжіться з HR – Террі М. у LinkedInn
